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Términos y condiciones del servicio Virtual Advisors S.A.S.

Secretaria Virtual ok.com es una marca de la empresa Virtual Advisors OK LLC., ofrece un servicio outsourcing, en el cual se compromete a suministrar una asistente, secretaria, teleoperador, o profesional virtual, quien tendrá el compromiso de optimizar los procesos y actividades de su negocio o empresa. Su asistente realizará oportunamente las tareas asignadas, siempre y cuando las mismas sean posibles vía remota y se haya capacitado oportuna y diligentemente. La prestación del servicio se llevará a cabo bajo los siguientes términos y condiciones:

  1. Selección: El cliente recibirá la información de los postulantes al cargo, luego los podrá entrevistar a través de video llamada y posteriormente a la entrevista escogerá al asistente de su preferencia.

  2. Activación: El servicio será activado a los dos (02) o tres (03) días hábiles posteriores a la selección del asistente. Siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo en dicho inicio.

  3. Capacitación: Es compromiso de cada cliente capacitar a su asistente de manera idónea antes de empezar a asignarle funciones. En virtud de un servicio de óptima calidad, recomendamos de manera enfática una buena capacitación a su asistente previo a la asignación de actividades.

  4. Horarios: El horario laboral estándar para el asistente será el siguiente: de lunes a viernes de 8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m. con una hora disponible para almuerzo la cual será acordada entre el cliente y su asistente y el día sábado laborará en el horario comprendido de 09:00 a. m. a 12:00 m, zona horaria del cliente. La secretaria virtual notificará por el canal escogido por el cliente (WhatsApp, correo electrónico, Skype, etc.) cada día su llegada, salida y hora de almuerzo con la finalidad de prestar un servicio de óptima comunicación. Al terminar el día laboral, la asistente enviará el resumen de las actividades realizadas para el monitoreo del cliente.No obstante, a lo anterior, el cliente y la asistente podrán acordar un horario diferente siempre y cuando el servicio sea prestado desde el domicilio de la asistente y no en las oficinas de Virtual Advisors S.A.S y dicho acuerdo sea previamente aprobado por la empresa.

    4.1 Horarios administrativos: El Horario de atención a clientes para las áreas administrativas, técnicas, operaciones y demás ajenas a su existente personal será de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. y sábado de 8:00 a. m. a 1:00 p. m. (Hora Colombia).

  1. Festivos: Los asociados/asistentes que SVO provee a la organización del cliente, se regirán por el calendario oficial para el país del cliente. Se le facilitará el calendario anual para consideración al iniciar el servicio, en el cual se resaltarán aquellos días no laborables.

  2. Asignación de actividades: Las tareas a desempeñar deberán encontrarse en el marco del perfil solicitado, nuestro servicio no avala actividades fuera del área y las competencias y talentos acordados por el cliente desde el principio. El uso para otros fines o contrario a lo anteriormente dispuesto puede conllevar la suspensión o reajuste del servicio prestado. Está prohibido el uso de este servicio para actividades que sean ilegales o que vayan en contra de la moral y las buenas costumbres.

  3. Monitoreo y control: Ofrecemos para tranquilidad de nuestros clientes supervisión del desempeño de las Asistentes y/o Teleoperadores, para ello contamos con un departamento de servicio al cliente, soporte técnico y de operaciones a fin garantizar la calidad en la ejecución de las actividades asignadas. Los servicios de “Teleoperadores” incluye llamadas ilimitadas entrantes o salientes al país destino del cliente y cuenta con un panel de control (Dashboard) para supervisión, con grabación y seguimiento donde una monitora auditará aleatoriamente el 5% de las llamadas, elaborará un reporte con sus conclusiones y si estas apreciaciones son aprobadas por el cliente se realizarán las correctivas pertinentes con el teleoperador EJ: modo de habla, acento, corrección de cifras etc.

  4. Información Digital: Por razones de seguridad toda la información digital a la que tengan acceso nuestras asistentes no estará en discos duros de computadores físicos, estarán en el drive de Google o cualquier espacio en la nube que sea elegido por el cliente, recomendamos no suministrar información clasificada tal como números de tarjetas de crédito o claves que impliquen retiro de dinero.

  5. Servicios adicionales: Para las asistentes básicas, la activación de líneas telefónicas locales para llamadas entrantes y salientes, plataformas de chat no gratuitas, etc., son catalogados servicios adicionales, si el cliente necesita estos servicios, puede solicitar el costo adicional del mismo o hacer uso de un proveedor externo a Secretaría virtual ok.com.

    9.1 Cantidad de llamadas: Para el servicio de asistente básico podrán realizar un numero no mayor a 30 llamadas diarias que pueden ser entrantes o salientes, o la mezcla de ambas. En caso de aumentar este promedio el servicio será catalogado como “teleoperador”. Para el servicio de teleoperador tiene llamadas entrantes o salientes ilimitadas diarias, así como un panel de control de supervisión de las llamadas y el acceso a las grabaciones en la nube.

  6. Cambio de Asistente: Si el cliente no se siente satisfecho con el desempeño de su asistente tiene derecho a que se le cambie, previo aviso a servicio al cliente por escrito con anticipación suficiente para convocar al proceso de selección del reemplazo.

    10.1 Reemplazo de Asistente: Previa solicitud del cliente y evaluando argumentos, si se determina la necesidad de un reemplazo de personal, se dispondrá de dos a tres días de empalme que impartirá el personal que será reemplazado a la nueva persona vinculada. El reemplazo se puede dar más de una vez dependiendo de la gestión.

  7. Vacaciones: Una vez cumplido un año de trabajo con la misma asistente, esta tendrá derecho 15 días hábiles de descanso, no obstante, Secretaría virtual ok.com podrá cubrir las tareas básicas con funcionarios disponibles, siempre y cuando no requieran de conocimientos o habilidades específicas. Cada asistente cuenta con un manual de su puesto de trabajo el cual estará disponible para quien reemplace sus funciones temporales, esta figura aplica también para casos de incapacidad médica.

  8. Relación laboral: Dado que este es un contrato de tercerización, se aclara que no existirá ninguna relación laboral o legal entre el cliente y el servicio, por lo tanto, no proceden cobros adicionales por este concepto tales como: primas, cesantías, auxilios, salud, etc.

  9. Precio: Los precios de los servicios son los establecidos en la moneda acordada, los cuales aumentarán cada año calendario regularmente en el mes de febrero y será informado por los medios usualmente utilizados por la empresa con el cliente.

  10. Pago: El cliente pagará el precio establecido por cada servicio de manera mensual y bajo la modalidad de prepago, dentro de los cinco (05) días siguientes al vencimiento del corte del servicio, en caso de no realizar el pago a tiempo el servicio podrá ser suspendido.Cualquier retención o impuesto legal que exija el país donde se encuentra la empresa del cliente, deberá ser asumido en su totalidad por el cliente.

  11. Duración: El cliente se obliga a un tiempo de permanencia mínima de 3 meses, posterior a ello, a menos que el cliente notifique lo contrario, este servicio se renovará mes a mes de manera automática. Si el cliente desea la No renovación del servicio lo podrá hacer con notificación escrita con una antelación de 15 días antes de la finalización de su mensualidad.

  12. Devolución y Derecho a desistirse: En calidad de consumidor, el cliente tiene derecho a desistirse de la compra de nuestros servicios en un plazo máximo de 2 días hábiles contados desde la confirmación del pago, sin necesidad de justificar dicho desistimiento. Dado nuestro modelo de negocio y los tramites de reenvío de dinero hacia el país destino esta empresa no hace reembolsos parciales (fracciones de mensualidad) bajo ninguna circunstancia. Si existiera un saldo a favor este quedará disponible por el termino de 1 año si el cliente desea retomar el servicio.

  13. Uptime: Dado que este es un servicio remoto que requiere de infraestructura, energía, internet, etc., es probable que eventualmente se presenten fallas fuera del alcance de nuestra empresa, sin embargo, se garantiza que se hará el mejor esfuerzo para que el servicio sea prestado de la mejor manera posible.

    17.1 Los tiempos durante el cual el servicio no pueda ser prestado por algunas fallas técnicas, serán recuperados por el asociado. Las eventuales ausencias médicas (con su debida certificación) a consecuencia serán reajustados en su facturación.

Preguntas Frecuentes

¿POR QUÉ SOMOS DIFERENTES?

Somos una empresa innovadora que pretende crear un nuevo concepto de Secretarias Virtuales a TIEMPO COMPLETO y de manera EXCLUSIVA para cada cliente que pretende romper el esquema tradicional.

¿COMPARTO MI SECRETARIA CON ALGUIEN MÁS?

No, nuestro servicio se basa en tener secretarias virtuales exclusivas para cada cliente.

UNA VEZ REALIZADO EL PAGO, ¿CUÁNTO TIEMPO DEMORO EN TENER LISTA MI SECRETARIA VIRTUAL?

Tan pronto comprobemos su pago, usted será contactado por nosotros para tener información del perfil que necesita para su secretaria. En un lapso de 2 días, a más tardar, usted tendrá la oportunidad de entrevistar a 3 de las candidatas. Usted podrá conversar con cada una (entrevistas de 15 minutos aproximadamente). Una vez usted haya seleccionado su secretaria y tengamos lista la línea telefónica local para su oficina, usted podrá empezar a utilizar el servicio.

¿CUÁL ES EL HORARIO LABORAL DEL SERVICIO?

Usted escoge entre estos 2 horarios:

Horario A:

Lunes a Viernes: 8:00 a.m. – 5:00 p.m. (menos hora de almuerzo).

Sábados. 9:00 a.m. – 2:00 p.m.

Horario B:

Lunes a Viernes: 8:30 a.m. a 5:30 p.m. (menos hora de almuerzo).

Sábados: 9:00 a.m. – 2:00 p.m.

(Festivos de su país no están incluidos).

Estos son horarios basados en la hora local del cliente que toma el servicio.

¿PUEDO PAGAR HORAS EXTRAS?

Secretaria Virtual OK, por el momento no presta ese servicio.

¿SÍ NO ME GUSTA LA SECRETARIA, ¿PUEDO CAMBIARLA?

Sí. Usted podrá cambiar su secretaria con preaviso de 1 semana si no se encuentra satisfecho con los servicios.

¿CÓMO PUEDO QUEJARME DE EVENTUALES FALTAS DE MI SECRETARIA PARA QUE TENGA CONTROL DE CALIDAD?

Nuestras secretarias están permanentemente monitoreadas por un supervisor, usted podrá exigir hablar con él en cualquier momento o enviar un correo a info@colombia.secretariavirtualok.com, también puede llamarnos directamente a nuestros teléfonos.

¿PUEDO PAGAR MI SERVICIO POR CONSIGNACIÓN EN EFECTIVO EN UN BANCO LOCAL?

En estos momentos solo podemos ofrecer ese servicio en Colombia y México. Aunque puede pagar con su tarjeta de crédito.

¿QUÉ PASA SI NO PAGO MI RENOVACIÓN?

Los servicios están programados para que estén activos mientras están pagos, si usted desea continuar con su servicio, el mismo debe estar al día para no ser desactivado. Si desea reconexión del servicio, lo invitamos a pagar la renovación, no podemos dar crédito porque su línea es exclusiva y debemos pagarla a los proveedores, así como pagar los salarios.

Funciones

Todo lo que puede realizar una persona desde un PC o teléfono

  • Atención de llamadas telefónicas, correos y chat web
  • Búsqueda por internet
  • Reserva de citas
  • Cotizaciones
  • Facturación
  • Análisis contable
  • Manejo de agenda
  • Redacción de documentos
  • Transcripciones
  • Seguimiento de procesos y ventas
  • Actualización y manejo de base de datos
  • Manejo de Redes Sociales (Adicional)